Digitaler Buchhalter aus Berlin

Was bedeutet „der digitale Buchhalter“?

Nicht erst durch Corona wurde die Digitalisierung zum Thema in der Buchhaltung. Wir arbeiten schon seit einigen Jahren mit Schnittstellen zwischen dem Buchhalter und dem Kunden. Hierbei hat sich bei uns das Unternehmensportal von Agenda als sehr gut Lösung bewährt. Als Unternehmen haben Sie jederzeit die Möglichkeit auf Belege oder Auswertungen zu Ihren Geschäftszahlen immer und überall zurückzugreifen. Der digitale Buchhalter hilft Ihnen dabei wie Sie das Unternehmensportal am besten einsetzen können. Die Geschäftsvorfälle Ihres Unternehmens werden künftig ausschließlich papierlos und nur digital abgewickelt. Die Digitalisierung der Buchhaltung bedeutet vor allem:

• Die Ausgangsrechnungen werden digital erstellt und versandt vom Kunden und dann dem Buchhalter zur Verfügung gestellt.
• Eingangsrechnungen und andere Dokumente des Rechnungswesens in Papierform werden GoBD konform eingescannt und digital archiviert.
• Die Buchhaltungsprozesse werden mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware automatisiert angestoßen und abgewickelt wie z.B. der Zahlungsverkehr.

Was sind die Vorteile digitaler Buchhalter?

Sie fragen sich möglicherweise, warum es Sinn machen soll, um von einer funktionierenden Buchhaltung in Papier auf die Hände eines digitalen Buchhalter zugeben? Vielleicht überzeugen Sie folgenden acht Vorteile und Chancen, die sich bieten, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren:

1. Automatisierung: Beschäftigte in Ihrem Unternehmen haben dann mehr Zeit sich um andere Aufgaben zu kümmern. Durch die Automatisierung der Prozesse in der Buchhaltung sparen Sie also Zeit und Personalaufwand.
2. Raum schaffen: Archivräume, die bis zur Decke mit Ordnern oder Akten gefüllt sind, gehören für künftige Buchhaltungsunterlagen der Vergangenheit an. Zur Archivierung der digitalen Belege benötigen Sie lediglich einen digitalen Speicher bzw. einen Server. Beides kann auch in der Cloud betrieben werden, so dass Sie hierfür überhaupt keinen Platz benötigen.
3. Kosteneinsparung: Indem Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, können Sie zum einen Fixkosten z. B. für Drucker und Archivräumen senken. Zum anderen sparen Sie auch Beschaffungskosten wie beispielsweise für Papier oder Aktenordner und -schränke.
4. Verfügbarkeit: Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, können Sie jederzeit und an jedem Ort auf Ihre Buchhaltungsdaten und Dokumente zugreifen. Bei Rückfragen oder Analysen verlieren Sie also keine Zeit. Ihre Beschäftigten finden benötigte Unterlagen mit wenigen Klicks und müssen sich nicht erst umständlich auf die Suche machen.
5. Rechtssicherheit: Anbieter von Buchhaltungssoftware bieten in aller Regel den Service an, Sie technisch und GoBD konform stets auf dem Laufenden zu halten. Die Software wird laufend automatisch aktualisiert. Das bietet Rechtssicherheit.
6. Wettbewerbsvorteil: Durch die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung bleiben Sie wettbewerbsfähig. Denn nichts wäre schlimmer, als wenn Ihre Geschäftspartner beispielsweise auf digitale Kommunikation umstellen würden und Sie mit deren Anwendungssystem nicht digital kommunizieren könnten.
7. Analysen: Da alle Unternehmensbereiche im Rahmen der digitalen Buchhaltung vernetzt sind, bieten sich Ihnen, Ihrer Steuerberatung und Ihrem Personal eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten.
8. Kommunikation: Die Digitalisierung der Buchhaltung vereinfacht auch die Kommunikation mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin. Digitale Buchhaltungsdaten können über digitale Schnittstellen ausgetauscht werden. Das spart Zeit und eventuell auch Steuerberaterhonorar.
9. Schutz: Da digitale Unterlagen gespeichert werden und zusätzlich meist eine Sicherheitsarchivierung erfolgt, kommt es zu keinem Datenverlust mehr. Dadurch wird gewährleistet, dass bei Jahre später stattfindenden Betriebsprüfungen Buchhaltungsunterlagen nicht mehr auffindbar sind.

Buchhaltung digitalisieren: Steuerliche Vorgaben der GoBD beachten

Sollten Sie von der Papier-Buchhaltung auf die digitale Buchhaltung umsteigen und es findet für dieses Jahr eine Betriebsprüfung statt, wird der Prüfer/in vom Finanzamt überprüfen, ob die Buchhaltungssoftware und vor allem die von der Steuerberatung oder vom Buchhaltungspersonal vorgenommenen individuellen Anpassungen an der Software den steuerlichen Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) entsprechen.

GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen. Die GoBD enthalten Vorgaben und Anforderungen bezüglich der ordnungsgemäßen Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen in elektronischer Form. Sie enthalten Mindestanforderungen an Prozesse, Systeme, Datensicherheit, das interne Kontrollsystem und an die Verfahrensdokumentation. Die GoBD werden regelmäßig überarbeitet und angepasst. Die Einhaltung der GoBD ist Pflicht und wird beispielsweise bei Betriebsprüfungen kontrolliert.